<br /> <br /> <br /> <br /> <br /> <br /> <br /> <br />  <br />  <br />City of Eugene  <br />Planning Division  <br />99 West 10th Avenue  <br />Eugene, Oregon 97401  <br />(541) 682‐5377  <br />www.eugeneplanning.org  <br /> <br />WHAT IS A NEIGHBORHOOD/APPLICANT  <br />MEETING?  <br />A neighborhood/applicant meeting is an  <br />opportunity for an applicant to meet with  <br />surrounding property owners to discuss a  <br />development or land division proposal  <br />prior to submitting a formal application.  <br />The purpose and benefits of this meeting  <br />are two‐fold:  <br />1. Surrounding property owners and  <br />residents and other interested people  <br />have the opportunity to learn about a  <br />proposal before it is submitted; and  <br />2. The applicant has the chance to hear  <br />local concerns and address them (if  <br />possible) prior to submittal.  <br />A neighborhood/applicant meeting is  <br />meant to provide the applicant the  <br />opportunity to be responsive to  <br />neighborhood concerns early in the <br />process when alterations to the proposal  <br />are easier to make. Neighbors benefit  <br />from the meeting by having an  <br />opportunity to ask questions and provide  <br />comments and feedback to the applicant  <br />about the proposed development or land  <br />division.  This process should aid in  <br />reducing appeals, expediting the land use  <br />process, and reducing the costs to the  <br />applicant and the City in the long run.  <br />  <br />WHEN IS A MEETING REQUIRED?   <br />A neighborhood/applicant meeting is  <br />required to be held prior to submittal of  <br />the following land use application types:  <br />1. Type II:  3‐lot partitions, tentative  <br />subdivisions, tentative cluster  <br />subdivisions and design reviews;  <br />2.Type III:  Only conditional use permits  <br />and tentative planned unit  <br />developments;  <br />3. Type IV applications that are not city‐ <br />initiated;  <br />4. Metro Plan amendments that are not  <br />city‐initiated.  <br />See Section 9.7007 of the Eugene Code  <br />for specific code language on this  <br />process.  Contact the Planner on Duty at  <br />541‐682‐5377 to confirm if the proposal  <br />requires a meeting.  <br />  <br />WHO IS INVOLVED?  <br />The neighborhood/applicant meeting  <br />primarily occurs between the land use  <br />applicant and surrounding property  <br />owners and residents within 300‐feet to  <br />500‐feet (depending on the type of  <br />development) of the subject property.  <br />The recognized neighborhood association  <br />where the property is located may also be  <br />involved in setting up the meeting and  <br />may be a resource for neighbors to learn  <br />more about the land use process. People  <br />who see a sign on the property  <br />announcing the meeting may also attend.  <br />Because the meeting occurs before formal  <br />land use application submittal, the City of  <br />Eugene has no key role in the meeting.  <br />  <br />HOW IS A MEETING ORGANIZED?  <br />An applicant will contact the Chair or Co‐ <br />Chairs of the appropriate recognized  <br />neighborhood association by certified or  <br />registered mail proposing three possible  <br />date and times for the meeting.  If the  <br />neighborhood association does not  <br />respond within fourteen (14) days, the  <br /> Neighborhood/Applicant Meeting Process